Événements virtuels : Meilleures pratiques et conseils pour un événement en ligne réussi

1er juin 2022

 Les événements virtuels sont là pour rester, mais ils ne sont pas tous égaux. De la fatigue du zoom au manque d'engagement, en passant par une mauvaise expérience globale des participants, vous voulez éviter de commettre les erreurs typiques et offrir une bonne expérience de l'événement, que vous le fassiez en ligne ou non.

Pour vous donner toutes les astuces du métier, nous nous sommes assis avec Aleksandra Panyukhina, experte en événements virtuels, pour vous donner tous les meilleurs conseils, les astuces à garder à l'esprit et les meilleures pratiques en matière d'événements virtuels.

Alors sans plus attendre, allons-y.

 

À propos d'Aleksandra Panyukhina

Dans le domaine du marketing événementiel b2b tech depuis plus de 8 ans et ayant travaillé avec de grandes entreprises telles que SEMrush et Veeam Software, Aleksandra Panyukhina est maintenant une experte en événements virtuels. Quand covid arrive, elle commence à naviguer dans l'espace des événements virtuels. Elle travaille avec des startups et les aide à naviguer dans cette nouvelle réalité. Comme elle l'admet elle-même, elle n'était pas très friande d'événements virtuels dès le départ : "J'étais d'abord sceptique à l'égard de ces événements, mais j'ai fini par être un grand défenseur du virtuel."

Elle est devenue un élément essentiel des stratégies événementielles de ces entreprises, les aidant à réfléchir aux objectifs et à la valeur qu'elles souhaitent apporter à leur public avant de se pencher sur le type d'événement et son contenu.

 

Qu'est-ce qui fait un bon événement virtuel ?

Contenu

La principale différence entre un bon événement virtuel et un mauvais est le contenu. La seule chose à garder à l'esprit est d'avoir un contenu qui apporte réellement de la valeur à votre public spécifique. Cela signifie qu'il faut apporter un contenu original, nouveau et intéressant. Mais comme nous le savons tous, il n'est pas facile de trouver des sujets qui n'ont pas déjà été discutés à mort.

"Le contenu unique, c'est difficile. Nous ne pouvons pas vraiment prétendre fournir un contenu unique à chaque fois, mais nous pouvons offrir de nouveaux angles aux mêmes problèmes. Nous pouvons discuter de nouveaux défis et de nouvelles façons de penser aux mêmes concepts. "

Haut-parleurs

"Trouvez des intervenants qui peuvent traduire ces concepts grâce à leur expertise".

La deuxième chose la plus importante à garder à l'esprit sont les orateurs de votre événement virtuel. Nous avons tous assisté à des webinaires, des conférences virtuelles ou des événements en direct dont le sujet semblait très intéressant, mais lorsque la conférence commence, l'orateur manque d'énergie, ne connaît pas son sujet aussi bien que prévu, ne peut pas expliquer clairement les concepts ou a une très mauvaise présentation. Cela peut vraiment faire ou défaire la session. Veillez donc à choisir un orateur énergique qui sait comment communiquer son expertise.

Expériences virtuelles interactives

Enfin, vous pouvez également améliorer l'expérience en ligne avec différents types d'idées d'événements virtuels et d'activités, comme un espace virtuel pour le réseautage, des forums et une certaine gamification. Par exemple, vous pouvez ajouter de la musique, un cours de yoga, un spectacle d'improvisation, des happy hours, etc. Mais tout cela n'est qu'une bonne chose et ne doit jamais être le point central. 

La base est vraiment le contenu et la manière dont il est présenté par l'orateur ;

"Vous pouvez créer des événements amusants et divertissants, mais si les gens ne vivent pas une expérience révélatrice, comme un moment Ah-Ah, les gens ne s'en souviendront pas. Le public s'intéresse à ce qu'il en a retiré, aux personnes avec lesquelles il s'est lié et à ce qu'il a appris."

Les experts dans leur domaine ont besoin de ces moments "Ah-Ah" pour se souvenir vraiment de l'événement et le trouver précieux pour eux. Il est probable que si vous êtes expert dans un domaine, vous ne pouvez pas en apprendre beaucoup plus sur ce sujet spécifique, mais en apportant un nouvel angle, de nouvelles idées, soit par des discussions, soit par un contenu de qualité, ils peuvent trouver une nouvelle façon de penser à un sujet spécifique et le trouver très précieux.

Une bonne façon d'offrir ces expériences d'apprentissage est de fournir un contenu nouveau et intéressant, et la façon dont vous le fournissez est d'impliquer votre public. Il existe de multiples façons d'impliquer votre public, qu'il s'agisse des salles de réunion pour le réseautage, de la structure de l'événement, des intervenants, de la façon dont les gens participent (tables rondes, groupes de discussion, ateliers). Vous pouvez obtenir leur point de vue de manière créative, que ce soit lors d'un événement en direct, d'un événement hybride ou d'un événement virtuel ; en créant des sessions en petits groupes, en effectuant des sondages avant, pendant et après, en leur demandant de choisir les sujets de discussion, en organisant des initiatives amusantes pour la collaboration, etc.

Bien entendu, le public lui-même doit également veiller à s'immerger dans l'événement et à y participer réellement ;

"Arrêtez de regarder vos emails ou LinkedIn, et immergez-vous dans le contenu et dérivez dans celui-ci. C'est important pour votre cerveau de changer de perspective et d'avoir un moment différent de votre quotidien ordinaire, de changer d'angle. Cela vous aide à débloquer des idées. Votre cerveau fait une pause et libère de nouvelles idées que vous aviez déjà, qui étaient simplement cachées."

 

Que faut-il garder à l'esprit lors de l'organisation de votre événement virtuel ?

Des sessions plus courtes mais meilleures

Pour organiser le meilleur événement virtuel possible, la première chose à garder à l'esprit est bien sûr le contenu. Non seulement ce dont vous allez parler, mais aussi comment. Lorsque vous êtes en phase de planification de l'événement, pensez au nombre de sessions et à leur durée.

Les gens sont déjà en réunion virtuelle toute la journée, vous ne voulez donc pas les obliger à assister à un million de sessions chaque jour. Répartissez les sessions en quelques blocs thématiques et minimisez les choix que votre public doit faire. Par exemple, prévoyez 2 blocs pour 2 personas différents avec quelques sessions de 30 minutes dans la journée pour chaque bloc.

Faites en sorte qu'il soit logique de continuer et de rester engagé tout au long de l'événement avec différentes sessions qui correspondent au sujet et au persona et qui peuvent vraiment jouer les unes avec les autres et compléter l'information.

Des sessions de 30 minutes ou moins sont généralement suffisantes pour donner toutes les informations utiles.

"De nombreux organisateurs proposent des discussions de 45 minutes, des keynotes de 50 minutes, etc. Même avec le contenu le plus intéressant, après 30 minutes, les gens perdent leur attention et s'éloignent. Restez en dessous de 30min, vous pouvez emballer des tonnes de perspicacité en 20-25min tant que vous êtes bien préparé et que vous distillez l'information."

Vous vous demandez peut-être comment faire pour avoir des sessions plus courtes, Aleksandra a donné de très bons conseils :

"Nous avons tendance à faire beaucoup de choses inutiles ; des discussions sur les raisons pour lesquelles la discussion est importante, remercier tout le monde d'être présent, essayer de convaincre les gens que l'événement est génial ou va l'être.... Si les gens se présentent, ils veulent entendre l'orateur, ils savent que c'est important, vous n'avez pas besoin de le réaffirmer. Vous pouvez facilement éliminer le superflu et passer directement à la partie apprentissage."

Production audio et vidéo de qualité

Avec les événements virtuels, les gens sont de moins en moins indulgents en ce qui concerne la qualité vidéo et audio. Que vous utilisiez des flux en direct en temps réel ou du contenu préenregistré à la demande, la qualité de votre vidéoconférence doit être irréprochable.

Assurez-vous d'être bien équipé et préparé avec du matériel de bonne qualité audio et vidéo, un bon fond, une bonne connexion internet. Avec une vidéo de bonne qualité, vous pouvez réaffecter ce contenu et le réutiliser soit sur votre site Web, soit sur les médias sociaux, ou encore le rendre disponible après l'événement.

Contenu en direct ou préenregistré

L'utilisation d'un contenu préenregistré au lieu d'une présentation en direct peut vous permettre de mieux contrôler la qualité de la présentation, mais veillez à préciser qu'il s'agit bien d'un contenu préenregistré et non d'une présentation en direct. Une bonne pratique consisterait à demander à l'orateur de répondre aux questions en direct pendant que l'enregistrement de la présentation est diffusé.

Vous pouvez également l'utiliser comme des avantages supplémentaires téléchargés sur votre plateforme d'événements virtuels ou vos applications d'événements, à regarder plus tard.

Si vous rendez votre contenu disponible après l'événement, cela peut être un avantage que les gens apprécient. Vous comprenez que les gens sont occupés, alors vous leur préparez d'autres contenus.

"Le message est important ici, ne soyez pas désolé qu'ils n'aient pas pu venir à l'événement en direct, proposez-leur simplement de bonnes options. Soyez flexible. Avoir certaines sessions exclusivement en direct, mais aussi du contenu qui peut être envoyé."

Cependant, les événements en direct sont toujours meilleurs, il y a quelque chose d'imprévisible, une expérience partagée entre tous qui les rend meilleurs. C'est unique. 

Pourquoi passer d'un événement physique à un événement virtuel ?

Clients ou public distribué

L'une des raisons pour lesquelles vous préféreriez les événements virtuels aux événements physiques est que vous avez une base de clients très dispersée et que vous souhaitez organiser un événement important (lancement de produit, annonces, etc.). Il est beaucoup plus facile d'organiser un événement mondial en ligne que de prendre l'avion pour se rendre sur place. Votre portée sera bien meilleure avec un événement virtuel.

"Vous pouvez également avoir des centres satellites en personne ou des événements physiques plus petits menant à l'événement virtuel. "

Budget limité

Une autre bonne raison d'opter pour le virtuel est que votre budget est limité. Vous n'avez pas des millions de dollars ou vous ne voulez tout simplement pas dépenser des centaines de milliers de dollars pour un événement massif en personne.

"Ce n'est pas la mauvaise option, c'est l'option intelligente."

Réfléchissez à la valeur que vous voulez donner à votre public. Nous voulons donner une impression de mondialisation, mais nous voulons qu'ils sachent que nous sommes réels : un petit événement en personne plutôt que virtuel, mais si vous voulez montrer que vous êtes important et obtenir beaucoup de trafic, vous pouvez organiser un événement virtuel très cool et atteindre vos objectifs.

Durabilité

Une autre raison très importante d'envisager des événements virtuels est l'aspect de la durabilité.

"La durabilité peut aussi être une très bonne raison. Les événements virtuels sont plus durables (empreinte carbone très faible). Si cela fait partie de votre prise de décision, vous devez le faire savoir et le prendre en considération."

Qu'est-ce que les gens font mal en ce moment avec leurs événements virtuels ? Qu'est-ce qui doit être changé ? 

Voici quelques erreurs commises par les organisateurs d'événements dans la planification et la gestion de leurs activités :

  • Les sessions sont trop longues
  • Trop de sessions par jour
  • Manque de narration ou de thème clair
  • Ne pas tenir compte de votre public
  • Vous n'engagez pas votre public
  • Contenu générique plutôt que de haut niveau
  • S'appuyer davantage sur la technologie événementielle que sur un contenu de qualité

"Tout le monde n'est pas habilité à prendre le risque et à être plus niche, plus controversé, et à présenter des perspectives différentes, ou un contenu plus technique, plutôt qu'un contenu super général."

Si vous n'avez pas peur de prendre des risques et de consacrer beaucoup d'efforts à l'élaboration du sujet, votre contenu trouvera davantage d'écho auprès de votre public. Parfois, les sujets sont décidés par des spécialistes du marketing et des organisateurs d'événements et non par des experts en la matière. Le public est plus avancé qu'eux, ce qui donne un contenu générique qui n'est pas très pertinent pour tout le monde.

Qu'est-ce qui fait un bon orateur pour un événement virtuel ?

Il y a quelques points clés qui font ou défont un orateur.

Confiance dans leurs sujets

Avant tout, ils doivent avoir confiance en ce qu'ils partagent. Non seulement ils doivent être des experts sur leurs sujets, mais ils doivent avoir la confiance nécessaire pour en parler sur scène et en savoir suffisamment pour répondre aux questions et en discuter après leur session ou lors des questions-réponses.

Capable de distiller l'information

Certaines personnes ont tendance à parler beaucoup, à faire des phrases interminables, à sur-expliquer, ce qui rend leurs sessions assez longues et moins dynamiques. En particulier dans les événements virtuels, comme ils n'ont pas la réaction du public, ils continuent à expliquer et à tourner en rond.

Il est crucial d'être capable de distiller et d'exprimer la valeur en aussi peu de mots que possible. C'est un gage de confiance. Il est très important de pouvoir dire ce que l'on veut dire en quelques mots, d'être spécifique, précis, pas générique, et de donner des exemples concrets.

"Une façon amusante d'y réfléchir est de les encourager à penser en format Twitter ; les gens peuvent-ils prendre cette citation et la poster sur Twitter ? Est-ce que ça marcherait ? Serait-elle comprise ? Et apporterait une valeur ajoutée ?"

A l'aise dans un environnement virtuel

Vous voulez un conférencier qui est à l'aise dans un environnement virtuel, qui dispose d'un bon équipement et qui sait comment utiliser la technologie. Il est important qu'il s'y connaisse en audio-vidéo et en événements virtuels, mais aussi qu'il se soucie de l'expérience des participants. Un orateur professionnel, ou quelqu'un qui a l'habitude de s'exprimer lors d'événements virtuels, dispose généralement d'un équipement de bonne qualité et sait comment se présenter.

"Avoir un bon équipement audio-vidéo pour un orateur est tout aussi important que de s'habiller ou de se faire coiffer. Lors d'un événement en personne, vous ne vous présenterez pas en pantalon de survêtement, alors pourquoi se présenter avec une mauvaise qualité vidéo, ou un mauvais éclairage lors d'un événement virtuel ?".

Capable d'engager le public

Il est très important de susciter l'intérêt du public. Bien entendu, cette tâche incombe également aux organisateurs et aux hôtes de l'événement, mais l'expérience sera bien meilleure si votre orateur connaît également les techniques d'engagement et est capable de susciter l'intérêt de votre public. Vous voulez, entre autres, quelqu'un qui a beaucoup d'énergie, qui est charismatique et qui a un discours dynamique.

"Sinon, si vous avez des orateurs qui sont un peu moins engageants, vous pouvez équilibrer cela avec des hôtes et des modérateurs très dynamiques qui peuvent faire monter l'énergie entre les orateurs, avec des segways et des introductions formidables."

 

Comment obtenir le meilleur retour sur investissement avec les événements virtuels ? 

Tout dépend de vos objectifs. Si votre but est de conclure de nouvelles affaires très rapidement, les événements ne sont peut-être pas votre meilleure option. En revanche, si vous souhaitez apporter une nouvelle notoriété à votre marque, les événements virtuels sont parfaits.

"Si vous devez conclure une affaire, pensez à un événement qui aiderait à conclure cette affaire, travaillez avec votre équipe de vente pour comprendre les principaux obstacles à aborder, et abordez-les avec votre événement. Vous pouvez faire des sujets plus niches avec moins d'audience qui aideront vraiment les conversions."

Si vous pensez à l'avenir et que votre objectif est plutôt de faire connaître votre marque, il est bon d'organiser des événements plus importants et des événements virtuels. De cette façon, vous pouvez avoir un premier point de contact, un certain engagement, des premières conversations, pour vous connecter et poursuivre les discussions.

Un autre objectif pourrait être d'alimenter votre marketing de contenu. Un contenu qui alimentera votre blog, et que vous pourrez réaffecter. Les événements virtuels peuvent être une bonne source de contenu que vous auriez dû créer de toute façon, c'est donc un bon moyen de tirer profit de vos événements et d'avoir un meilleur retour sur investissement.

Vous devez vous assurer que tout le monde est en phase avec le retour sur investissement de cet événement et la raison pour laquelle vous l'organisez. 

"Le format de l'événement est informé par ce que vous voulez atteindre, lorsque vous réfléchissez aux objectifs et que tous sont d'accord sur l'objectif, vous pouvez finir par décider qu'un événement virtuel n'est pas ce dont vous avez besoin."

Quels sont les indicateurs clés de performance les plus importants à suivre pour vos événements virtuels ? 

Il existe 3 catégories d'indicateurs clés de performance à suivre pour vos événements virtuels : Les indicateurs liés aux revenus, les indicateurs non liés aux revenus et les signaux d'audience.

Paramètres liés aux revenus :

Si votre objectif est d'augmenter vos revenus, voici quelques indicateurs clés de performance que vous devriez examiner.

  • Nombre de MQL qui étaient présents.
  • Ciblez les comptes que vous avez atteints et engagés.
  • Quelle proportion du pipeline existant a été engagée dans l'événement.
  • Combien de clients ont participé à votre événement.

Les événements peuvent également aider vos clients et vos clients potentiels à vous considérer comme une source de confiance et donc à favoriser les conversions.

Paramètres non liés aux recettes :

Ces mesures peuvent être un tas de choses différentes, elles peuvent aider à voir si vous avez atteint différents objectifs qui ne sont pas directement liés aux revenus, ou qui sont plus élevés dans l'entonnoir.

  • Le contenu créé et la manière dont il sera réutilisé (social, blog, etc.).
  • Connaissance de la marque, visibilité.
  • Pics de trafic sur le site web.  

Signaux d'audience :

Ces mesures sont très utiles aux spécialistes du marketing événementiel pour comprendre ce qui fonctionne ou non.

  • Nombre d'inscriptions.
  • Taux d'assiduité.
  • Invitations par courriel (taux d'ouverture, CTR).
  • Performance des rappels, des messages sur les médias sociaux et des suivis.
  • Nouvelles demandes, nouveaux suiveurs et nouveaux contacts sur Linkedin.
  • Réponses à l'enquête de feedback.

"Ces mesures peuvent vous aider à apprendre comment votre contenu résonne avec les gens. Si les gens ont rempli vos enquêtes, ouvert des e-mails et cliqué dessus, cela montre qu'ils ont été engagés."

Les tendances en matière d'événements virtuels dont nous devrions tenir compte ?

Les entreprises ne doivent pas abandonner l'idée d'événements virtuels simplement parce qu'il est désormais possible d'y assister en personne.

"Les entreprises qui n'abandonneront pas le virtuel auront une ou plusieurs longueurs d'avance sur les organisateurs d'événements qui sont revenus au virtuel."

Il y a d'abord eu la pandémie, mais il y a toujours quelque chose d'autre qui peut surgir : la réduction des budgets, les gens qui travaillent désormais à domicile, la demande mondiale, etc. Le virtuel aura toujours lieu, quoi qu'il arrive.

" Je pense que ce sera intéressant de voir comment le virtuel est " fait " et que l'on revient au présentiel maintenant, on verra comment cela se passe. "

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