Comment permettre aux participants de Zoom de choisir eux-mêmes les salles de réunion ?

Lorsque vous utilisez Zoom, vous pouvez pré-affecter les participants à des salles de réunion ou les laisser choisir eux-mêmes leur salle de réunion. Chacune de ces options offre des avantages différents et celle que vous choisissez dépend en grande partie de vos besoins particuliers. Si vous souhaitez avoir plus de contrôle sur vos salles de réunion, l'autosélection n'est peut-être pas faite pour vous. Si vous souhaitez permettre aux participants de la réunion de choisir leurs propres salles de réunion, l'autosélection est faite pour vous. 

Dans cet article, nous verrons ce que sont les réunions en petits groupes, la définition de l'autosélection, les conditions préalables à la participation aux réunions en petits groupes et comment créer des réunions en petits groupes avec une option d'autosélection. Nous verrons également comment présélectionner une salle de réunion en tant que participant à une réunion. 

Qu'est-ce qu'une salle de réunion Zoom ?

Les salles de réunion sont des sessions ou des micro-réunions qui se détachent de la réunion Zoom principale et qui permettent aux participants de se réunir en groupes plus restreints. Alors que les réunions Zoom sont d'excellentes ressources qui peuvent être utilisées pour discuter de sujets à un niveau élevé, les salles de discussion permettent aux participants d'aller plus loin et d'organiser des conversations plus intimes. 

Les salles de réunion Zoom vous permettent de diviser les participants à la réunion en groupes plus petits et plus faciles à gérer. Ces groupes peuvent être prédéterminés par l'organisateur ou le co-organisateur de la réunion ou choisis en temps réel par les participants à la réunion. Lorsque les participants à la réunion ont la possibilité de choisir la salle de réunion qu'ils rejoignent, on parle d'autosélection. 

Qu'est-ce que l'autosélection ? 

L'autosélection est la pratique qui consiste à permettre aux participants d'une réunion de choisir la salle de réunion Zoom qu'ils souhaitent. L'alternative serait que l'organisateur de la réunion attribue les salles de réunion avant la réunion, ce qui signifierait que les participants n'auraient pas la possibilité de choisir la salle de réunion de leur choix. Cette pratique s'appelle l'attribution préalable. 

Permettre aux participants de choisir leurs propres salles de réunion peut s'avérer bénéfique dans un certain nombre de cas. Prenons l'exemple des conférences données par des invités. Si vous avez une série d'orateurs qui présentent chacun un sujet différent dans des salles différentes, vous pouvez permettre aux participants de choisir la conférence à laquelle ils assistent. 

Conditions préalables à la participation aux réunions en petits groupes

Pour participer à une salle de discussion Zoom, vous devez d'abord recevoir une invitation de l'organisateur de la réunion. Lorsque vous sélectionnez vous-même une salle de réunion : 

Les clients de Zoom desktop doivent avoir : 

• Windows : version 5.3.0 ou supérieure
• macOS : version 5.3.0 ou supérieure
• Linux : version 5.3.0 ou supérieure

Les clients de l'application mobile Zoom doivent avoir :

• Android : version 5.3.0 ou supérieure
• iOS : version 5.3.0 ou supérieure
• Chrome OS : version 5.0.0 (4241.1207) ou supérieure 

Les utilisateurs qui se joignent à des réunions Zoom à partir des plates-formes suivantes peuvent être affectés à des salles de réunion et y participer :

• Client de bureau Zoom
• Application mobile Zoom
• Client Chrome OS
• Client web
• Numérotation par téléphone
• Dispositifs H.323/SIP

Pour vérifier que votre version de Zoom est à jour, il vous suffit d'ouvrir le client Zoom, de cliquer sur votre image initiale ou de profil dans le coin supérieur droit de l'écran et de sélectionner Vérifier les mises à jour. En sélectionnant cette fonction, vous vous assurerez que votre version de Zoom est à jour ou vous obtiendrez les informations nécessaires pour effectuer les mises à jour requises. Si votre version n'est pas à jour, une fenêtre contextuelle Zoom is Updating (Zoom est en cours de mise à jour) apparaît. Si aucune mise à jour n'est disponible, cela signifie que vous utilisez la dernière version de Zoom. 

Comment créer des salles de réunion avec possibilité d'autosélection ? 

Après vous être assuré que tous les participants utilisent la dernière version de Zoom, vous pouvez, en tant qu'hôte, créer des salles de réunion avec la possibilité pour les participants de choisir eux-mêmes la salle qu'ils souhaitent rejoindre. 

Permettre aux participants de choisir simplement leur salle de réunion : 

1. Sélectionnez le bas des salles de réunion dans la barre d'outils au bas de votre écran. 
2. Sélectionnez le nombre de salles de réunion que vous souhaitez créer. 
3. Sélectionnez Laisser les participants choisir la salle. 
4. Cliquez sur "Créer".

Comment puis-je sélectionner moi-même une salle de réunion en tant que participant à une réunion ? 

Si l'organisateur a autorisé les participants à choisir eux-mêmes les salles de réunion et à les rejoindre, vous pourrez parcourir les différentes salles de réunion et choisir celle qui vous convient le mieux. Vous pourrez ensuite entrer dans les salles de réunion et en sortir à votre guise. Il est important de noter que si vous tentez de vous joindre à une réunion à l'aide d'une application de bureau ou mobile dont la version n'est pas la 5.3.0 ou une version ultérieure, vous ne pourrez pas sélectionner vous-même une salle de réunion. L'organisateur ou le co-organisateur de la réunion devra alors vous placer manuellement dans une salle de réunion. 

Pour rejoindre une salle de réunion sur Zoom, il suffit de cliquer sur le lien suivant : 

1. Sélectionnez Salles de réunion dans les commandes de votre réunion. 
2. Sélectionnez Développer tout pour afficher les salles disponibles et les participants qui ont déjà rejoint chaque salle de réunion. 
3. Passez votre souris sur la salle de réunion que vous souhaitez rejoindre, sélectionnez Rejoindre, puis confirmez en sélectionnant Rejoindre. 
4. Répétez l'opération si nécessaire pour rejoindre d'autres salles de réunion et sélectionnez Quitter la salle si vous souhaitez retourner à la réunion initiale. 

Pourquoi ne puis-je pas rejoindre une salle de réunion sur Zoom ? 

Si vous ne pouvez pas rejoindre la salle de réunion sur Zoom, c'est peut-être parce qu'elle a été verrouillée au niveau du groupe ou du compte. Si vous sélectionnez l'onglet Réunion sous Réunion dans (Avancé) et que vous ne parvenez pas à sélectionner la bascule de la salle de réunion, vous devrez peut-être contacter l'organisateur ou le facilitateur de la réunion pour obtenir de l'aide. Vous ne pourrez pas rejoindre une salle de réunion si vous utilisez Zoom à partir d'un navigateur web.

Vous êtes prêt à accueillir une salle de réunion ! 

Que vous cherchiez à favoriser les contacts ou à donner plus de liberté aux participants, leur permettre de choisir leurs propres salles de réunion est un excellent moyen de donner le coup d'envoi de votre prochaine session de réunion. 

‍