Comment créer une entreprise entièrement à distance

La popularité et l'attrait du travail à distance ont rapidement augmenté au cours des dernières années. Par conséquent, de plus en plus d'entreprises abandonnent les sites centralisés et les bureaux en brique et mortier au profit d'équipes à distance.

Pourquoi les entreprises se mettent-elles à distance ?

La transition vers une entreprise à distance présente de nombreux avantages. Cela dit, les progrès de la technologie peuvent à eux seuls inciter certaines entreprises à opérer ce changement.
Les améliorations apportées aux technologies informatiques, vidéo et audio ont rendu la communication interne à l'entreprise pratiquement transparente. Le développement d'outils de flux de travail tiers a créé des espaces de collaboration où les équipes peuvent virtuellement travailler ensemble en temps réel, de n'importe où dans le monde.
Cela dit, il existe de nombreuses autres raisons pour lesquelles tant d'entreprises optent pour le télétravail. Jetons un coup d'œil à certains des avantages et des inconvénients de la transition vers une entreprise à distance.

Les avantages du télétravail

1. Pas de trajet

À moins que vous ne vous rendiez dans un WeWork ou un autre espace de travail collaboratif, une entreprise à distance signifie pas de trajet. En fin de compte, cela signifie un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, avec les avantages suivants :

1. Pas d'embouteillages, donc pas de stress pour se rendre au travail ou à la maison.
2. Moins d'argent dépensé en essence et en stationnement
3. Réduction de l'empreinte carbone
4. Amélioration des relations avec le conjoint
5. Plus de temps avec la famille
6. Une alimentation plus saine grâce à l'accès à une cuisine et à des aliments fraîchement préparés.
7. Amélioration de l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée

2. Réduire les coûts, moins de frais généraux

Soyons francs, le loyer est cher. Si vous essayez de développer une petite ou moyenne entreprise dans une zone urbaine, les frais généraux seront difficiles à supporter. Si vous ne tenez pas compte de la location des bureaux, des coûts du mobilier, des systèmes téléphoniques, des coûts d'Internet, des services publics et du stationnement, vous économiserez beaucoup d'argent sur les frais généraux en travaillant à distance.

3. Accès à une réserve de talents massive et illimitée

L'exploitation d'une entreprise traditionnelle implique le recrutement de talents locaux. En tant qu'entreprise à distance, vous avez la possibilité d'embaucher qui vous voulez, dans n'importe quelle partie du monde. Imaginez les sommets que vous pourriez atteindre pour votre entreprise en recrutant les meilleurs talents du monde.
En outre, de nos jours, le terme "nomade numérique" est plus pertinent que jamais. Les tendances #vanlife des médias sociaux ont suscité l'envie de voyager chez les jeunes professionnels, et le travail à distance est leur clé. Pour certains secteurs, recruter les meilleurs talents signifie s'adapter à cette tendance et rendre votre entreprise accessible à tous.

Les défis de l'éloignement

Si les avantages de la transition vers une entreprise entièrement à distance sont vastes, il ne faut pas sous-estimer les défis. Que vous lanciez une nouvelle entreprise ou que vous fassiez la transition de votre entreprise existante, réussir le passage à la télétravail n'est pas un processus facile.
Par exemple, si vous n'embauchez pas les bonnes personnes, vous risquez d'être confronté à de nombreux problèmes de productivité, de motivation et de solitude de la part de vos employés. Être capable de travailler à distance n'est pas une qualité inhérente à tout le monde, ce qu'il est important de garder à l'esprit.
Et n'oubliez pas que cela s'applique également à vous en tant que fondateur. Assurez-vous d'avoir les bons outils et les bonnes compétences en tant que propriétaire d'entreprise pour gérer une entreprise à distance de manière efficace et efficiente. Voici les défis et les inconvénients du lancement (ou de la transition) d'une entreprise à distance. Assurez-vous que vous êtes bien équipé pour relever ces défis avant de commencer :

1. Les questions de communication

La communication est essentielle à la réussite d'une entreprise à distance. En tant que propriétaire d'entreprise, vous devez être en mesure de fournir à vos employés les outils et la confiance dont ils ont besoin pour communiquer efficacement les uns avec les autres. Plus important encore, vous devez savoir si cette communication a lieu ou non, et adapter votre stratégie en conséquence.
En outre, la transmission de l'information est extrêmement importante. Il est beaucoup plus difficile de mal comprendre quelqu'un lorsqu'il se tient juste en face de vous. En revanche, un texte peut facilement être mal interprété. Pour garantir une communication efficace, je recommande de mettre en place des logiciels vidéo et audio qui permettent aux membres de l'équipe de se rencontrer face à face.

2. Une mauvaise organisation

La gestion d'une entreprise à distance prospère exige une attention particulière aux détails, des objectifs clairs et une excellente organisation. En tant qu'entreprise à distance, cela peut s'avérer difficile si vous n'avez pas mis en place un système avant de vous lancer.
Les logiciels de collaboration basés sur le cloud peuvent s'avérer extrêmement utiles pour maintenir l'organisation au sein de votre entreprise. Les applications de gestion des tâches telles que Trello sont idéales pour organiser des projets, assigner des tâches et suivre les rapports d'avancement.
Google Drive est également excellent pour collaborer en temps réel sur des documents partagés et des feuilles de calcul. Chez Remo, nous aimons beaucoup Loom pour créer des vidéos pédagogiques instantanées. Cette extension chrome permet d'enregistrer un partage d'écran, une vidéo personnelle ou les deux. C'est pratique pour enregistrer des réunions ou des vidéos de formation.

3. Manque de productivité et de motivation

Il est beaucoup plus difficile d'évaluer la productivité de vos employés si vous ne pouvez pas les observer tout au long de la journée. Inversement, il est beaucoup plus facile pour un employé de se laisser distraire ou de perdre sa motivation lorsqu'il n'est pas surveillé.
C'est pourquoi il est si important de savoir comment embaucher les bonnes personnes. Pour réussir en tant qu'employé à distance, il faut être axé sur les résultats, motivé, indépendant, capable de résoudre des problèmes et bien d'autres choses encore.

En tant que directeur ou propriétaire d'entreprise, vous devez disposer d'un moyen de suivre les progrès de vos employés. Un logiciel de suivi du temps peut s'avérer utile à cet effet. La fixation d'échéances pour des résultats concrets est également très utile pour mesurer la productivité et la réussite.

Comment créer (ou passer à) une entreprise à distance prospère ?

Peser le pour et le contre du lancement (ou de la transition) d'une entreprise à distance prospère peut vous aider à décider si c'est le bon choix pour votre entreprise. Cependant, il y a encore beaucoup de choses à prendre en compte avant d'entamer le processus.

Pourquoi voulez-vous créer une entreprise à distance ?

En tant que propriétaire d'entreprise, il est essentiel de bien comprendre ce qui motive vos décisions. Le passage à la télétravail est une transition complexe qui exige beaucoup de recherche, d'expérience et d'expertise. Si vous bâclez le processus, vous risquez de mettre votre entreprise sur la voie de l'échec.
Plus important encore, pourquoi voulez-vous que votre entreprise devienne distante? Est-ce pour votre propre confort et pour réduire les coûts en tant que propriétaire ? Ou bien pensez-vous que vos employés s'épanouiront avec plus d'autonomie ? Quelles que soient les motivations qui vous poussent à créer une entreprise à distance ou à la transformer, assurez-vous que c'est pour les bonnes raisons.

Où sera basée votre entreprise à distance ?

Cette question est pertinente pour tout propriétaire d'entreprise qui cherche à embaucher en dehors de son État ou de son pays. En tant que propriétaire d'entreprise, l'adresse physique de votre société sera très probablement située dans l'État où vous résidez actuellement.
Il est extrêmement important de tenir compte des taxes lors de la création d'une entreprise à distance. Dans certains cas, l'embauche d'une personne en dehors de votre État peut vous soumettre à la législation fiscale de l'État. des deux sites.
L'embauche en dehors du pays est encore plus compliquée. Je vous recommande vivement de faire appel à un conseiller juridique et financier professionnel avant de créer une entreprise à distance.

Comment payer les employés à distance

Les chèques imprimés font partie du passé, surtout lorsqu'il s'agit de travail à distance. Envisagez d'utiliser un fournisseur de paie basé sur le cloud, comme Gusto, pour vous épargner un casse-tête.
Les outils de type "Software-as-a-service" comme Gusto s'intègrent souvent à d'autres services, tels que les logiciels de suivi du temps et les services RH. Je vous recommande de faire quelques recherches pour déterminer quel service de paie répondra le mieux aux besoins de votre entreprise.

Quels avantages allez-vous offrir à vos employés ?

Avant de commencer à prendre votre entreprise à distance, ayez un plan et un budget pour les avantages sociaux de vos employés. Un autre point positif de Gusto est qu'il offre des ressources et des conseils de courtiers agréés pour aider les employeurs à choisir les avantages sociaux.
N'oubliez pas que la couverture de l'assurance maladie d'un employé à l'étranger est une autre paire de manches. Souvent, les employeurs allouent aux employés éloignés une allocation mensuelle pour couvrir les frais d'assurance maladie. En tant que propriétaire d'entreprise, il est important de tenir compte de cette dépense potentielle dans votre budget global avant de commencer.

Comment allez-vous maintenir une communication et une gestion du travail efficaces ?

Pour lancer avec succès une entreprise à distance, assurez-vous d'avoir une idée claire de la manière et du moment où vous communiquerez avec votre équipe avant de commencer. Rester connecté et engagé avec votre équipe est vital pour la productivité.
Il est tout aussi important de veiller à ce que vos employés se sentent liés à vous et à l'entreprise. Il est facile pour les travailleurs à distance de se sentir isolés ou déconnectés. Une communication, un soutien et une gestion d'équipe efficaces aideront vos employés à se sentir engagés et à faire partie de l'équipe.
Je vous recommande de faire des recherches sur les différents centres de communication et de collaboration virtuels afin de déterminer celui qui convient le mieux à votre entreprise. Voici quelques éléments à prendre en compte :

1. Si la communication est un problème, envisagez une application qui s'intègre de manière transparente à la vidéo, à l'audio et au partage d'écran. Cela peut s'avérer particulièrement utile pour ceux qui sont sur le point de lancer une nouvelle entreprise à distance. Rien ne vaut l'interaction en face à face, même si elle est virtuelle. Notre produit, Remo, s'épanouit dans cet espace.
2. Quels sont les outils qui font partie intégrante des fonctions internes de votre entreprise ? Si vous devez accéder à une grande base de données de partage de fichiers, Google Drive est le numéro 1.
3. Si vous avez besoin d'un centre de communication auquel vos employés peuvent facilement accéder via leurs smartphones, envisagez d'utiliser Skype, WhatsApp ou Slack comme outil pour toute l'entreprise.
4. Si la gestion des tâches est un problème, il existe des tonnes d'applications basées sur le cloud qui permettent de fixer des échéances, d'assigner des projets, de suivre les progrès et plus encore. Comme je l'ai mentionné plus haut dans cet article, Trello est une excellente ressource pour cela.

Comment allez-vous faire pour que vos employés se sentent heureux et motivés ?

Reconnaître les réalisations des employés peut s'avérer très utile. Lorsque les employés à distance sentent que leur travail est apprécié, ils se sentent bien dans leur peau. En outre, la reconnaissance motivera les travailleurs à distance à se surpasser.
Chez Remo, nous organisons une réunion hebdomadaire à l'échelle de l'entreprise à cette fin. Chaque employé à distance partage ses victoires, ses défis et ses objectifs de la semaine avec l'ensemble de l'entreprise. Cette réunion hebdomadaire de l'équipe à distance s'est avérée extrêmement bénéfique à bien des égards :

1. Chaque employé est informé de ce qui se passe à l'échelle de l'entreprise. Les travailleurs à distance des autres départements ont ainsi le sentiment d'appartenir à la grande équipe.
2. Il améliore la communication entre les services. Lorsque les employés distants connaissent la charge de travail de leurs collègues, il est beaucoup plus facile de gérer les attentes et de déléguer les tâches entre les services.
3. Chaque employé, quelle que soit sa position dans l'entreprise, a la possibilité d'être reconnu pour ses réalisations par l'ensemble de l'équipe.
4. Discuter de ses difficultés est une excellente occasion de sensibiliser ses collègues ou la direction à un problème qui doit être abordé. Le fait de le faire lors d'une réunion hebdomadaire de l'ensemble du personnel offre un espace sûr où les employés peuvent exprimer leurs préoccupations sans avoir à parler individuellement à leurs supérieurs.

Les jeux brise-glace pour équipes virtuelles sont également des outils incroyablement efficaces pour s'assurer que vos employés à distance restent connectés, heureux et productifs. Ils permettent également de renforcer les équipes à distance, d'améliorer la communication et bien plus encore. Pour plus d'informations sur les jeux brise-glace pour équipes virtuelles, lisez notre article ici, et téléchargez notre eBook GRATUIT en saisissant votre adresse e-mail ci-dessous :

Organiser une réunion annuelle de l'entreprise

Dans de nombreuses entreprises à distance, les employés peuvent passer des années à travailler ensemble sans jamais rencontrer leurs coéquipiers en personne. Les rassemblements annuels ou les retraites d'entreprise permettent de renforcer les liens au sein de l'entreprise.
Cela est particulièrement bénéfique pour les employés éloignés qui souhaitent interagir avec leurs collègues à un niveau personnel, mais ne savent pas comment. Les réunions d'entreprise offrent un cadre détendu aux employés distants pour apprendre à se connaître en dehors du travail.
En tant que propriétaire de l'entreprise, vous avez également la possibilité de transformer une réunion d'entreprise en une récompense annuelle pour vos employés distants. Les retraites d'entreprise peuvent être un événement que chaque employé distant attend avec impatience chaque année.
Pour les réunions d'entreprise non liées au travail qui se déroulent tout au long de l'année, les jeux en ligne sont un excellent moyen de renforcer l'esprit d'équipe. Les jeux virtuels peuvent offrir une pause en milieu de journée où les travailleurs à distance peuvent tisser des liens entre eux dans un cadre amusant.

À vous de jouer

La transition vers une entreprise à distance ou le lancement d'une telle entreprise peut offrir de nombreux avantages à l'échelle de l'entreprise. Cela dit, il est beaucoup trop facile de négliger les défis potentiels auxquels vous serez confronté en tant que propriétaire d'entreprise pendant la transition.
Assurez-vous d'être préparé à tous les aspects de la gestion d'une entreprise à distance avant de commencer. Pesez le pour et le contre pour déterminer si le fait de travailler à distance est vraiment bénéfique pour le succès et la santé de votre entreprise.
Si vous transformez une entreprise existante en une entreprise à distance, assurez-vous que vos employés actuels sont équipés pour ce changement. Tout le monde ne peut pas s'épanouir en travaillant à domicile, il est donc important de bien évaluer vos employés au préalable. Sinon, vous risquez de mettre votre entreprise sur la voie de l'échec.
Si vous êtes un nouveau propriétaire d'entreprise qui lance une société à distance, il est essentiel d'embaucher les bonnes personnes. Assurez-vous de connaître les qualités à rechercher chez un employé à distance, ainsi que les meilleures pratiques d'embauche. Pour en savoir plus sur la façon d'embaucher des travailleurs à distance, gardez un œil sur notre prochain article. Il contiendra toutes les informations dont vous avez besoin pour vous assurer de constituer l'équipe la plus performante possible.
Laissez-nous un commentaire ci-dessous si vous avez d'autres questions. Si vous avez fait la transition ou avez lancé avec succès une entreprise à distance, partagez vos expériences dans les commentaires ci-dessous !