Comment organiser un événement virtuel

Vous vous interrogez sur les subtilités de l'organisation d'un événement virtuel ? Vous êtes en bonne compagnie. Que vous soyez un organisateur d'événements virtuels expérimenté ou que vous fassiez vos premiers pas dans ce domaine, la base de l'organisation d'un événement virtuel réside dans l'élaboration d'une stratégie complète en la matière.

Étape 1 : Définir les objectifs de l'événement

Commencez par identifier l'objectif principal de votre événement virtuel - quel est le but de cet événement ? Un objectif clair vous aidera à prendre des décisions tout au long du processus de planification de l'événement virtuel. Il vous aidera également à mesurer le succès de votre événement - a-t-il atteint l'objectif ou non ?

Les objectifs les plus courants sont la génération de prospects, l'engagement des clients, les objectifs éducatifs, la création de réseaux ou l'amélioration de la culture d'entreprise. Gardez à l'esprit qu'il n'y a pas de bon ou de mauvais objectif pour un événement. L'important est de s'assurer que votre équipe a une vision unifiée de ce que vous souhaitez obtenir en organisant votre événement.

Lorsque vous définissez l'objectif d'un événement virtuel, n'oubliez pas le principe des objectifs SMART (spécifiques, mesurables, réalisables, pertinents et limités dans le temps). Par exemple, si votre objectif est d'augmenter le nombre de prospects, ajoutez un objectif concernant le nombre de prospects et le délai. L'objectif SMART pourrait être le suivant : "Grâce à cet événement, obtenir 5 nouveaux prospects qualifiés pour la vente dans les 2 semaines suivant la fin de l'événement".

Vous souhaitez en savoir plus sur la définition d'objectifs SMART pour un événement ? Lisez notre guide complet sur la planification d'événements virtuels ici

Étape 2 : Comprendre le public de votre événement

Une fois l'objectif fixé, vous pouvez maintenant vous atteler à la compréhension de votre public cible. Vous devez savoir qui sont vos participants idéaux et ce qu'ils recherchent. Vous pourrez ainsi adapter le contenu de votre événement pour qu'il trouve un écho auprès de votre public et, en fin de compte, atteindre votre objectif. Vous pouvez en savoir plus sur votre public à l'aide d'enquêtes, d'études de marché, de la création de personas ou même en exploitant les données d'événements antérieurs.

Tenez compte des informations démographiques, comme la localisation de votre public ou les langues parlées. Ces informations vous aideront à définir les détails pratiques de votre événement, tels que l'horaire et les orateurs choisis. Cependant, pour bien comprendre votre public cible, il faut aller au-delà des données démographiques.

Vous devez également approfondir les informations psychographiques - quels sont leurs intérêts et leurs défis actuels. Ces informations vous aideront à sélectionner un sujet convaincant pour votre événement. Un sujet qui donne envie à vos participants d'assister à votre événement.

Étape 3 : L'essentiel du budget pour les événements virtuels

La gestion efficace du budget d'un événement virtuel est cruciale pour l'organisation d'un tel événement. Il est essentiel de comprendre les différents éléments de coût pour planifier un événement réussi sans dépassement de budget. Voici une ventilation des coûts potentiels et des stratégies pour une planification rentable de l'événement :

1. Coût des plateformes d'événements virtuels : Le coût des plateformes d'événements virtuels varie en fonction des fonctionnalités et du nombre de participants requis. Il s'agit souvent de la partie la plus coûteuse de votre événement. Cependant, gardez à l'esprit que cette dépense est une partie essentielle de votre événement en ligne, alors assurez-vous d'investir dans la bonne plateforme d'événement. En recherchant le coût d'une plateforme d'événement virtuel et en comparant les options, vous pourrez choisir une plateforme qui répond à vos besoins et s'adapte à votre budget.
2. Dépenses de marketing : Une promotion efficace est essentielle pour attirer les participants, mais elle doit s'aligner sur le budget de votre événement. Tirez parti des canaux numériques, tels que les médias sociaux ou le marketing par courriel, pour des approches marketing plus économiques. Ces canaux peuvent toujours offrir une large portée marketing, mais à un coût bien inférieur à celui des canaux traditionnels. 
3. Honoraires des conférenciers : En fonction de leur expertise et de leur profil, les conférenciers peuvent avoir un impact significatif sur votre budget pour les événements virtuels. N'oubliez pas de négocier des honoraires moins élevés avec les conférenciers, surtout s'ils sont très connus. Vous pouvez également envisager de faire appel à des conférenciers locaux ou moins connus pour vous aider à gérer le coût de cet événement virtuel. En outre, ces conférenciers peuvent apporter une nouvelle perspective à votre événement !
4. Coûts de l'assistance technique : Une exécution technique sans faille étant essentielle, il convient de prendre en compte le coût des services d'événements virtuels. Nous vous recommandons de vérifier auprès de votre fournisseur de plateforme événementielle, car il est possible qu'il l'inclue dans votre plan. Parfois, le fait d'investir un peu plus dans l'assistance technique au départ peut permettre de réaliser des économies en évitant les problèmes techniques pendant l'événement.

Et voilà - un modèle simple de planification d'événement en 3 étapes !