Comment organiser des réunions en petits groupes dans Zoom

Breakout rooms are an excellent tool that allow teams, colleagues, or peers to connect, collaborate, and converse online. In a world that continues to embrace online solutions, improving your breakout experience is now more important than ever. In this article, we’ll teach you everything you need to know about Zoom breakout rooms. In addition, we’ll dive into expert tips and tricks for managing your next breakout room with ease. 

Qu'est-ce qu'une salle de réunion Zoom ?

Breakout rooms are sessions or micro meetings that break off from the overarching Zoom meeting that allow participants to meet in smaller groups. These groups are completely isolated from one another and have their own audio and video. While Zoom meetings are excellent resources that can be used to discuss topics at a high-level, breakout rooms allow participants to get granular and host more intimate conversations. 

Comment fonctionnent les salles de réunion Zoom ? 

Les salles de réunion vous permettent, en tant qu'hôte de la réunion, de diviser votre réunion Zoom en plus petits groupes, permettant aux utilisateurs de séparer les participants en un maximum de 50 sessions distinctes. En tant qu'organisateur de la réunion, vous pouvez choisir de diviser les participants à la réunion en sessions distinctes automatiquement ou manuellement, ce qui signifie que vous avez la possibilité de déterminer qui se répartit dans chaque groupe. En outre, vous pouvez également permettre aux participants de sélectionner et d'entrer dans les sessions séparées comme ils le souhaitent. Ces fonctions sont connues sous le nom de création de salle automatique ou manuelle. En sélectionnant la création automatique de salles, vous créerez vos salles de réunion automatiquement et placerez les participants à la réunion dans des salles pré-assignées ou aléatoires. En sélectionnant la création manuelle de salles, vous pourrez créer chaque salle à la volée afin d'affecter les participants à chaque salle individuellement en temps réel. 

Le nombre maximum de participants dans une même salle de réunion varie et dépend en grande partie de la capacité de la réunion, du nombre de salles de réunion créées et de l'affectation des participants aux salles de réunion pendant ou avant la réunion. Si vous souhaitez mieux contrôler qui participe à quelle salle de réunion, vous devez vous assurer que les participants sont affectés à des salles de réunion spécifiques avant la réunion. 

Dans la barre d'outils de la réunion, l'organisateur ou le co-organisateur de la réunion peut sélectionner l'icône des salles de réunion et accéder à diverses fonctions, notamment la création automatique ou manuelle de salles, le déplacement de participants, la suppression de salles et la recréation. Ces fonctions vous permettent d'organiser des salles de réunion efficaces sans perdre le contrôle des participants à la réunion. 

Qui peut animer les salles de réunion Zoom ? 

Pour animer une salle de réunion, vous devez être l'organisateur de la réunion. Si vous ne voyez pas l'option permettant d'animer une salle de réunion Zoom, c'est que vous n'êtes pas l'organisateur de la réunion. Les participants à la réunion ou les présentateurs ne verront pas l'option de salle de réunion et n'auront donc pas la possibilité d'animer des salles de réunion. Outre l'organisateur de la réunion, le co-organisateur de la réunion a également la possibilité d'animer des réunions en petits groupes. 

How do I enable Zoom breakout rooms? 

Before you can begin, you must first enable Zoom breakout rooms. You can enable zoom breakout rooms for your individual account or administrators can enable them for the whole organization. To enable breakouts as the administrator, simply navigate to the Zoom web portal in your browser, select account management, followed by account settings. Next, you will want to navigate to the meeting tab and enable the breakout room toggle. 

How can I manage Zoom breakout rooms? 

Luckily, Zoom houses a variety of features that make it possible for you to manage your breakout rooms with ease. Breakout room features include but aren’t limited to: 

1. Enable self-selection during your meeting 

As the meeting host, you can create breakout rooms prior to the meeting and then give meeting participants the ability to select which room they would like to join so you don’t need to intervene as the host. This function is particularly useful if you don’t need to curate your breakout rooms and wish to empower meeting participants to choose their own. 

2. Opt for a co-host when hosting a breakout room

Having the ability to co-host breakout rooms is a relatively new feature in Zoom that makes it possible for a secondary member to assign, start, and end breakout rooms. Additionally, the co-host has the ability to broadcast messages to all members of a specific breakout room while also having the power to move from one breakout room to another. This feature is especially useful if you plan to host multiple breakout rooms and don’t have the capacity to check-in and manage them all on your own. 

3. Align attendees by broadcasting a message  

Being able to communicate with meeting participants at all times is extremely important. Luckily, the broadcast features make it possible for you to send a message to every breakout room. This feature is especially useful if you wish to convey a general message to all participants. You may want to use this feature when you wish to inform participants that their time limit is coming to an end. 

4. Respond to help requests to ensure everyone is on the same page 

As the meeting host or facilitator, it’s your responsibility to make sure meeting participants have everything they need. If breakout room participants need help, they can select the “Ask for Help” icon that will then make it possible for you to join their unique breakout room. As the host, you will receive a notification when someone selects this feature. It's important that you make meeting participants aware of this feature before joining their respective breakout rooms. This will ensure they know they can reach out for help or clarity should something come up during their session. 

5. Close all breakout rooms when you’re ready to wrap things up 

In contrast to what many believe, Zoom makes it possible for you to close all breakout rooms at once by selecting the “Close Rooms” feature. This feature is especially useful if you wish to prompt all meeting participants to rejoin the main session. 

6. Send participants back to breakout rooms if there’s more to discuss 

After you’ve closed your breakout rooms, you can still choose to send participants back to a breakout room. This feature is useful for longer meetings or sessions where you wish to enable participants to attend different breakout rooms. If you want all participants to rejoin the initial meeting and discuss what they’ve learned but have additional time for more in-depth conversations afterwards, this feature is perfect. 

Is Zoom the solution you're searching for? 

Zoom breakout rooms offer an excellent opportunity to foster connections and host in-depth conversations; however, they lack in creating networking opportunities that allow for genuine human-to-human connections. 

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