La CASSS est une société scientifique professionnelle à but non lucratif qui compte plus de 5 000 membres professionnels de l'industrie, du monde universitaire et de la réglementation. L'organisation a pour but de rassembler les gens pour qu'ils puissent travailler en réseau et partager des solutions scientifiques.
En offrant à ses membres des possibilités de formation et de mise en réseau, l'ACSS facilite le partage des ressources, des informations et des meilleures pratiques qui font progresser les connaissances scientifiques.
"L'objectif de notre organisation est de rassembler les gens pour qu'ils puissent créer des réseaux, partager des solutions scientifiques et jumeler l'industrie avec les régulateurs, la FDA et les régulateurs du monde entier, qui établissent toutes les réglementations sur les médicaments et la façon dont ils sont fabriqués.
-Randi Jacobs, responsable des programmes et de la technologie des événements à la CASSS.
Pour ce faire, ils organisent une série de réunions tout au long de l'année. Ces réunions vont des symposiums d'une demi-journée à plusieurs jours avec des tables rondes, des sessions d'affiches, des salles d'exposition, des panneaux interactifs, des petits groupes de discussion, des ateliers, des forums régionaux, etc.
Garder l'industrie biopharmaceutique connectée
La CASSS organise environ 13 à 18 réunions par an pour permettre à ses membres de se rencontrer, et elles sont toutes basées sur des sujets différents.
Lorsqu'elles ont été chargées de mettre en ligne ces événements variés et complexes, Carolyn Slade, responsable du programme, et Randi Jacobs, responsable de la technologie des programmes et des événements à la CASSS, ont commencé à chercher une plateforme d'événements virtuels.
Ils avaient besoin d'une solution capable de traduire de manière transparente les subtilités de leurs événements sur un support virtuel.
Compte tenu de la nature hautement interactive des séances d'affichage et des tables rondes, ils avaient besoin d'une plateforme qui permette aux présentateurs, aux orateurs et aux participants d'interagir facilement entre eux et avec leurs recherches.
Les outils essentiels pour une expérience d'événement virtuel réussie
Après avoir testé Remo, Carolyn et Randi savaient que ce serait la bonne plateforme pour les événements de la CASSS. Principalement parce qu'elle donne aux invités la liberté de se déplacer entre les tables et les bâtiments et de choisir avec qui et quoi ils interagissent.
"C'est à Carolyn que revient le mérite de nous avoir fait découvrir Remo. Elle en avait entendu parler et avait entendu de bonnes choses à son sujet. Nous nous sommes donc lancés, et nous n'avons pas regardé en arrière."
En utilisant la vaste gamme de fonctionnalités et de ressources offertes par Remo, CASSS a pu personnaliser et modeler la plateforme pour répondre aux besoins de ses événements :
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Plans d'étage personnalisés
Ils ont pu concevoir des plans d'étage adaptés à chacun de leurs types d'événements, ce qui a joué un rôle important dans le succès de ces derniers. Ils ont créé des plans spécifiques pour les sessions d'affiches, les tables rondes, les salles d'exposition et les salles de réception. Ils ont même recréé le foyer de l'hôtel où ils organisaient habituellement leurs événements physiques.
Bannières des sponsors
Les sessions de posters nécessitent la mise en place de stands individuels pour chaque présentateur, et la CASSS a pu recréer cela virtuellement en utilisant avec succès les bannières des sponsors. Ils ont créé des plans d'étage personnalisés et utilisé chaque bannière de sponsor pour mettre en place un "stand" pour chaque affiche. Tous les participants pouvaient alors simplement "s'approcher" de ces stands et interagir avec le présentateur et ses recherches.
"Pour la salle des affiches, nous avons des carrés avec des petits cercles debout autour d'une bannière de sponsor, et nous avons créé des images des numéros des affiches, comme P101, P102. Ensuite, j'utilise le nom de la table comme titre de l'affiche. Il y a donc deux façons pour les participants de déterminer où ils souhaitent se rendre."
Mise en relation avec des événements grâce à des annuaires d'événements
Cette fonctionnalité s'est avérée utile pour les symposiums de plusieurs jours et les événements de plus grande envergure où des sessions d'affiches, des tables rondes et d'autres sessions de conférenciers se déroulaient simultanément. La possibilité de relier les bâtiments de l'événement permettait aux invités de passer d'une session à l'autre rapidement et facilement.
Annonces et fonctions de chat
Avec plusieurs sessions se déroulant en même temps, l'équipe du CASSS a utilisé les annonces et le chat pour tenir les participants informés. Ils les ont utilisés pour souhaiter la bienvenue aux participants et leur donner des rappels et des indications, par exemple pour leur indiquer quand un événement allait commencer dans un autre bâtiment et comment ils pouvaient y participer.
Plate-forme basée sur un navigateur
La plupart des participants aux événements de la CASSS et des exposants représentent des organisations gouvernementales, et ils avaient donc besoin d'une solution qui ne nécessite pas de configuration ou de téléchargement supplémentaire. L'inscription aux événements sur Remo a été simplifiée pour leurs invités, car il leur suffisait d'avoir accès à un onglet de navigateur.
Les équipes de succès client et de support Chat de Remo
Le soutien rapide offert par Remo a été une partie essentielle de la planification et de l'exécution réussie de l'événement de la CASSS.
"Je sais que votre équipe est petite, mais puissante, aussi. Alors félicitations à eux. Je veux qu'ils aient la reconnaissance qu'ils méritent. Ils sont rapides et réactifs. Et c'est une autre chose qui nous aide dans nos réunions, car les participants peuvent cliquer à tout moment sur le bouton "Need Help"."
L'avenir virtuel des symposiums et réunions biopharmaceutiques
En utilisant Remo pour héberger ses réunions et ses événements, CASSS a pu garder ses plus de 5 000 membres connectés et engagés.
"Nous avons eu des sessions d'affiches très réussies, et l'un des plus grands éloges que nous avons entendu de la part des participants et du comité de programme était qu'ils aimaient le fait que les présentateurs d'affiches puissent interagir en direct avec les participants."
Depuis son premier événement sur Remo, l'ACSS a organisé sur la plate-forme de nombreux événements importants, comme ses symposiums WCBP, qui comprenaient à la fois des tables rondes et des salles d'exposition. L'association organise également des réunions régulières de moindre envergure qui mettent l'accent sur le travail en réseau sur Remo. En moyenne, leurs événements accueillent entre 150 et 250 participants.
En 2022, l'ACSS fera évoluer ses événements vers un format hybride tout en continuant à utiliser Remo pour ses participants et événements virtuels.
Étant donné que leurs tables rondes virtuelles ont été les plus réussies, ils espèrent continuer à les organiser sur Remo pour leurs participants virtuels. L'ACSS continuera également à planifier et à organiser ses événements de réseautage plus petits et plus intimes, ses groupes de discussion et ses forums régionaux virtuellement dans un avenir proche.
Êtes-vous prêt à accueillir les sessions d'affiches interactives et les tables rondes de votre organisation sur Remo ?
Comment CASSS a utilisé Remo pour mettre en ligne ses symposiums de plusieurs jours, ses sessions de posters et ses réunions.
